Электронный документооборот между организациями

Электронное взаимодействие с контрагентами: как это работает и как перейти на ЭДО

Гражданское законодательство (статья 434 ГК РФ) разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой.

Документооборот между контрагентами в рамках исполнения сделки подчиняется условиям договора или дополнительного соглашения к нему, это позволяет сторонам самостоятельно согласовать между собой формы и способы обмена документами.

На практике встречаются несколько вариантов информационного и документального взаимодействия контрагентов:

  1. Полностью бумажный документооборот — он хотя и практикуется, но всё реже.
  2. Комбинация электронного и бумажного взаимодействия — на текущий момент самый распространённый способ, который можно реализовать в разных вариациях. Например, предварительное согласование сделки вести путём обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах, сам договор заключить в бумажном виде, а в дальнейшем оперативное взаимодействие вновь перевести в электронный формат.
  3. Сочетание бумажного документооборота и ЭДО — когда первично создаются и подписываются электронные или бумажные документы, которыми обмениваются стороны, а затем документы дублируются во втором формате — бумажном (распечатка электронных документов) или электронном (создание скан-копий бумажных документов).
  4. Полностью безбумажный документооборот на всех этапах заключения и исполнения сделки — от согласования условий договора, его составления и подписания до обмена электронными документами в процессе исполнения сторонами своих обязательств. В этом случае контрагенты используют только электронные документы, подписанные электронными подписями сторон (их официальных представителей).

С точки зрения закона стороны вправе использовать любой вариант из перечисленных. Но во избежание претензий и споров необходимо выполнить ряд обязательных условий:

  1. Согласовать все существенные условия сделки.
  2. Согласовать порядок информационного и документального взаимодействия.
  3. Выполнить требования к форме договора (простая письменная, нотариальная).
  4. Подписать документы надлежащим образом (выполнить требования к подписи, включая подписание документа уполномоченным на это лицом).
  5. Обеспечить обмен документами, который бы позволял точно определить, от кого они исходят и кем приняты.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны при условии, что соблюдены все требования к их составлению и подписанию. Но только ЭДО способен обеспечить высокий уровень оперативности взаимодействия, при котором все вопросы можно решать в онлайн-режиме.

Внедрение электронного взаимодействия с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Ключевое изменение состоит в том, что все те привычные документы, которые ранее составлялись в бумажном виде и подписывались собственноручной подписью, больше не потребуют распечатки, а сразу будут подписываться электронной подписью и отправляться контрагенту. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.

Что нужно для организации электронного взаимодействия с контрагентами:

  1. Электронная подпись. Рекомендуется получить квалифицированный сертификат. Оформление КЭП не только позволит работать с контрагентами, но и даст дополнительные возможности, такие как подписание документов для отправки в государственные органы, участие в госзакупках и коммерческих тендерах. Такая подпись признаётся любой инстанцией на территории всей страны.
  2. Программно-техническое обеспечение электронного документооборота для его удобства, автоматизации и информационной безопасности — услуги оператора ЭДО и необходимый набор предоставленных им сервисов.
  3. Согласование порядка и условий электронного взаимодействия с контрагентами — уже существующими и новыми.

ЭДО позволяет составлять, оформлять и направлять любые документы, которыми обычно обмениваются контрагенты, включая:

  • договоры и приложения к ним;
  • доверенности;
  • дополнительные соглашения;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • акты сдачи-приёмки работ (услуг, товаров);
  • универсальные передаточные документы;
  • акты сверки;
  • уведомления, письма;
  • претензии.

Благодаря технологии межоператорского роуминга электронное взаимодействие возможно независимо от того, с каким оператором ЭДО работает контрагент.

Что нужно для организации электронного взаимодействия с контрагентами:

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборотаМинусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудитаНеобходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

Читайте также:  Какие льготы для пенсионеров, воспитывающих детей?

, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от № (ред. от ) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих в соответствии с утвержденным форматом.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

  1. 1. купить электронную подпись;
  2. 2. подключиться к оператору данных;
  3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

Выберите способ работы с электронными документами

Есть три основных способа организации работы с электронными документами при переходе на ЭДО. Выбор зависит от многих факторов, но в первую очередь – от количества документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентами, а также от сложности маршрутов согласования и подписания, кол-ва шагов и участников (о которых мы говорили ранее).

· создание документов в системе управленческого учёта с автоматической передачей контрагентам через операторов ЭДО;

Бухгалтеру

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.


Сервис работает в программах:

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Читайте также:  Порядок оформления ипотеки через риэлтора в 2020 году

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Представление электронных документов в суд

п.3 ст.75 арбитражного процессуального кодекса (АПК) РФ разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

п.7 ст. 4 АПК РФ – исковое заявление, заявление, жалоба представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 утвердил порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

Согласно Порядку в суд в электронном виде можно предоставить

  • Сканы документов (речь про изначально бумажные документы) в виде PDF, которые заверяются КЭП при подаче в суд.
  • Электронные документы в файлах:
  • PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT — для документов с текстовым содержанием
  • PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF — для документов с графическим содержанием

XML-файлы электронных документов суд не примет, т.к. не сможет прочитать. Остается только распечатать печатную форму таких документов, заверить и уже скан отправлять в суд.

С более подробной информацией о подаче документов в суд можно ознакомиться в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252

С более подробной информацией о подаче документов в суд можно ознакомиться в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

  • счета-фактуры;
  • первичка.

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Виды ЭДО и способы его организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД – универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Читайте также:  Запрет и ограничение на выезд за границу

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

  • Быстрота отзыва техподдержки;
  • Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
  • Какие возможности интеграции он предлагает;
  • Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО.

Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, необходимо настраивать роуминг. При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга. Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который настраивается самостоятельно без вашего участия. Однако если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, что крайне неудобно.

Специалисты WiseAdvice, которые имеют опыт разработки ЭДО более 26 лет, создали технологию безроумингового ЭДО – WA:ЭДО, которая существенно упрощает процесс обмена электронными документами. Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С (благодаря глубокой интеграции) или электронной почте. Являясь агрегатором операторов ЭДО, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом. Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым. Технология доступна в качестве сервиса и под проектное внедрение на вашей территории.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Положительные стороны перехода на ЭДО

Главным преимущество работы в электронном виде является снижение финансовых затрат и времени, затраченного на документы. К тому же, не считая обычной экономии, есть и другие плюсы:

  • Круглосуточный доступ к данным
  • Унификация процедур создания и изменения файлов
  • Защита данных благодаря шифрованию
  • Контроль и улучшение дисциплины: руководство компании способно контролировать исполнение всех документов онлайн

Более важно здесь рассмотреть адаптацию людей к новой системе: для некоторых резкий переход от бумаг к электронному варианту станет стрессом. Проблема должна решаться путем обучения и мотивации – можно учредить премии за быстрый переход к новому виду работы.

Если вы отправляете документ

  1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
  2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
  3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
  4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
  5. Отправьте.
  6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

содержать обязательные реквизиты;

соответствовать определенному формату;

быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.

Добавить комментарий