Виды служебных писем, используемые в современном делопроизводстве

Виды служебных писем, порядок их оформления

Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам (Приложение 11).

Формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  • от первого лица единственного числа (прошу);
  • от первого лица множественного числа (просим);
  • от третьего лица единственного числа (организация просит);
  • от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Письмо-согласие

Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.


Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.

Рассмотрим основные виды служебных писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Служебное письмо это «официальный представитель» организации. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке».

Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

– физический адрес организации;

– web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для удобства отправителя. Обычно письма ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают руководители компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его Ф.И.О. и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример составления Информационного письма приведен в Приложении №2.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Виды служебных писем

В ряде случаев составляются сопроводительные письмачасто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения к приложенным документам. Например: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (н-р, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов.

В сопроводительном письме указывается:

Ø с какой целью направляется основной документ;

Ø что с ним необходимо сделать;

Ø в какие сроки.

Если же сопроводительное письмо не несет нагрузки, то составлять его не рекомендуется.

Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем».

Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2004г.

Приложение на 24 л. в 1 экз.

Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например:

Просим выслать прейскуранты в 3-х экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.

Письма-приглашенияпредлагают адресату принять участие в каком-либо проводим мероприятии.Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

17-18 июня 2001 г. Фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытой системы» проводит семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управления бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 долл. (в рубля по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам:

Президент Личная подпись М.Н. Каменкова

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-92-61.

Рекламное письморазновидность информационного письма, направляемого конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем….. », «Сообщаем … », «Ставим в известность … » и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчетов того, которому оно посылается.

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправлении (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (н-р, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний..

Начинается эта разновидность письма словами, образовательными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их оправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и предотвращает отправку писем-напоминаний.

Читайте также:  Важность составления графика дежурств на месяц: шаблон

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004 истек 01.09. 2007.

Гарантийное письмодокумент, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.В нем адресату обычногарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма имеют обычно две подписи – руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.

Просим Вас провести модернизацию компьютера университета с объединением в сеть с выделением файл-сервером.

Оплата гарантируется со счета № __________в Мосбизнесбанке.

Инициативные письмаэто письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариант положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письмо-приглашениепредлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например:

Уважаемый Андрей Васильевич!

16 апреля 2008 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу:

Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л., в 1 экз.

Письма-ответы (отказы) по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса:принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Логическая схема письма-ответа следующая:

· повторение просьбы, на которую составляется ответ;

На № 07/64-25 от 28.02.2004

О качестве продукции

Предлагаемая Вами магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.

Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.

Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Лев Толстой» нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Договорное письмоявляется разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № ____ от 00.00.2007 г., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.

Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц при заключении и выполнении коммерческой сделки.

По своему назначению это может быть:

· запрос и ответ на него – покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок;

· оферта (предложение) и ответ на неёписьменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанныйв ней срок действия;

· рекламация и ответ на неё – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий заключенного договора;

· кредитное письмо(L /C – Letter of сredit) – используется при заключении контрактов с иностранными партнерами, где продавец просит предоставить гарантийное письмо из бланка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантийного банка оплаты покупателем товаров и услуг.

Ø в какие сроки.

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов – деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации – деловые письма.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Виды служебных писем

Служебные письма в современном делопроизводстве, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо – напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение и другие виды писем.

Рассмотрим их подробнее.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Пример сопроводительного служебного письма

Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Они могут иметь цвет, различные орнаменты, рисунки.

Пример служебного письма – приглашения

17-18 октября 2009 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …

Информационное письмо- служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Пример информационного служебного письма

АО «Бизнес-школа «Интел-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Письмо-извещение – письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:

  • – информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
  • – другие сведения организационного характера.

Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Пример служебного письма- извещения

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2009 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2009 г. и январе 2010 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Пример служебного письма – подтверждения

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-

либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем».

Пример служебного письма – напоминания

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2008 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2009. Просим Вас сообщить о состоянии работы.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Пример гарантийного служебного письма

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Письмо-запрос – письмо, в котором просят у контрагента разъяснить какой – либо факт или действие.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

  • – В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
  • – Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с НИМ договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
  • – Рекламация – коммерческий документ, представляющие собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер. [5, 6, 7]

либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем».

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  1. Сопроводительные.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационные.
  4. Рекламные.
  5. Гарантийные.
  6. Претензионные.
  7. Арбитражные.
  8. Письма-напоминания.
  9. Письма-подтверждения.
  10. Письма-просьбы.
  11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Общие сведения


Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Содержание работы

Введение…………………………………………………………………………………. 3
1. Виды служебных писем: приглашения, просьбы, циркулярные, извещения……. 4
2.Виды служебных писем: гарантийные, подтверждения, сообщения, информационные, рекламные………………………………………………………..….7
Заключение…………………………………………………………………………….….9
Список используемой литературы…………

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директору
ОАО «Горящий фитиль»
В.А. Великолукскому

ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
г. Орел, 385001

Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия

И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.

Читайте также:  Документы, необходимые для участия в тендере: как правильно подготовить, чтобы выиграть тендер

Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович
234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Состовление и оформление служебного письма – реферат

Министерство образования и науки Российской Федерации

Министерство образования и науки Красноярского края

КГБОУ СПО «Ачинский педагогический колледж»

Контрольная работа

Тема: Составление и оформление служебного письма

Выполнила: Студентка 2 курса

Радица Олеся Владимировна

2.Понятие служебного письма……………………………………………….4

6.Список используемой литературы………………………………………. 11

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Цель работы – виды документов и их классификация. Составление и оформление служебных документов. Необходимость соблюдения аккуратности при оформлении документа.

Что такое служебные письма

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

«Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Текст служебного письма

Текст служебного письма составляется по определенным правилам.

Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:

  • от 1 лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),
  • от 1 лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»),
  • от 3 лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

Виды служебных писем

Рассмотрим основные виды служебных писем , которые используются в современном делопроизводстве.

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Пример служебного письма

Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Пример служебного письма

17-18 октября 2006 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Пример служебного письма

АО «Бизнес-школа «Интел-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Пример служебного письма

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.10.2006 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например: “Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам.”

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом «Напоминаем». Например: “Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы.”

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют обычно две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Пример служебного письма

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Оплата гарантируется со счета № …в …

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

1.Опалов «Умение обращаться с людьми», М., «ЮНИТИ», 1996,

2.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003
3.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
4.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003
5.Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

Выполнила: Студентка 2 курса

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Тема: Письменное деловое общение

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

§2. Структура и содержание служебных писем

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него.

В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.

Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.

Реквизиты служебного письма:

Обязательные реквизиты, используемые при создании писем

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;

08 – наименование организации*;

09 – справочные данные об организации*;

11 – дата документа**;

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

18 – заголовок к тексту

20 – текст документа

27 – отметка об исполнителе.

Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложения;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);

30 – идентификатор электронной копии документа

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении

договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».

Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.

Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).

При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».

Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).

Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:

1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название республики, края, области, автономного округа (области);

– название страны (для международных почтовых отправлений);

ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419

При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Управление производства и внедрения

3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Читайте также:  Возврат некачественного товара поставщику: составление претензии, рекомендации

Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На каждое письмо при его составлении должен наноситься

Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.

Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если письмо имеет приложения, то на него наносится

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:

1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте , то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На гарантийных письмах должен проставляться

Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.

На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.

Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.

2. Структура и содержание служебных писем

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления

Служебная переписка (корреспонденция) является одним из средств общения и обмена информацией между двумя и более сторонами (организациями, частными лицами и организациями и т.д.). К документам, составляющим служебную переписку, относятся:

Служебное письмо– это обобщенное название различных по содержанию, функциональному назначению, целевой установке и т.д. информационно-справочных документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу или другим способом (11).

Служебные письма – наиболее массовый вид управленческих документов. Они занимают до 80% входящей и исходящей документации организации, учреждения, фирмы, компании. В зависимости от признака, положенного в основу классификации, все служебные письма можно разделить на следующие группы:

1. По содержанию– письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-благодарность, гарантийные, рекламационные, инструкционные, сопроводительные, рекламные, информационные, циркулярные, договорные, коммерческие и др. письма.

2. По тематическому признаку– деловые и коммерческие письма. Это деление в определенной степени условно. Деловые письма призваны решать организационные, экономические, финансовые, правовые и др. вопросы управленческой деятельности предприятия.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. К коммерческим традиционно относят письма, в которых затрагиваются вопросы материально-технического снабжения, сбыта продукции, оказания услуг. В коммерческой корреспонденции выделяют следующие виды писем: письмо-запрос, письмо-ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение, письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию и др.

3. По количеству рассматриваемых в письме аспектов– простые и сложные (одноаспектные и многоаспектные) письма.

Одноаспектными являются, например, письмо-напоминание (указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия), письмо-подтверждение (сообщение о получении какого-либо отправления – письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.; подтверждение достигнутой договоренности, сделки), сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или материальных ценностей).

В одном и том же письме могут быть затронуты и несколько аспектов содержания. Так, в письме-просьбе одним из аспектов может являться напоминание, а в письме-подтверждении – просьба или дополнительная информация. Для современной деловой переписки характерна тенденция к простым, одноаспектным, письмам.

4. По функциональному признаку– инициативные письма и ответные.

Инициативное письмо – это письмо, составленное по инициативе автора. По характеру содержащейся в нем информации инициативное письмо можно разделить на две разновидности:

1) письма, не требующие письма-ответа, – предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, извещение, рекламация, сопроводительное, циркулярное, гарантийное, информационное письма;

2) письма, требующие ответа, – просьба, обращение, предложение, запрос, требование и т. п..

Ответные письма являются вторичными по отношению к инициативным и приобретают определенную форму в зависимости от исходного письма. К ним относятся: письмо – ответ на запрос, письмо-подтверждение, письмо-отказ, письмо-благодарность и т.п. В схему построения писем-ответов включаются формулировки инициативного письма.

5. По структурному признаку– регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) письма. Стандартные письма составляются по определенному образцу, по типовой модели и содержат стереотипный набор языковых клише – лексических, фразеологических и синтаксических. Применение типовых текстов экономит время на их составление более чем в три раза.

Нестандартные письма составляются в произвольной форме. Выбор той или иной языковой конструкции, этикетной формулировки обусловлен конкретной ситуацией, характером деловых и личных отношений между отправителем и адресатом, целевой установкой автора письма и т. п.

6. По признаку адресата– обычные и циркулярные. Назначение циркулярных писем – доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций). В циркулярных письмах может содержаться информация по различным хозяйственным, организационным и др. вопросам, а также соответствующие распоряжения или рекомендации.

При подготовке делового письма, прежде всего, необходимо четко определить его цель,которая во многом предопределит выбор языковых формулировок и позволит наиболее полно и ясно изложить суть излагаемого вопроса.

Целью делового письма может быть:

привлечение внимания к проблеме, информирование адресата;

побуждение к действию – решению проблемы;

документирование, придание юридической силы какому-либо событию, факту;

поддержание и упрочение деловых отношений.

Ключевым словом при определении цели является глагол-действие: прошу (просим), сообщаем, требуем, ставим Вас в известность, напоминаем, подтверждаем, направляем и др.Ключевое слово требует разъяснения –что илио чем: просимсообщить (выслать, подтвердить), требуемоплатить, напоминаемо задолженности, подтверждаемполучение, направляем(техническую) документацию и т. д.

Успех решения конкретных вопросов, а значит, и эффективность деятельности всего предприятия будет зависеть, прежде всего, от того, насколько текст письма точен, грамотен, корректен.

В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания.

Речевой этикетрегламентирует словесные формулы приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу). Речевой этикет делового письма является важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели и проявлением культуры адресанта. Весь текст и каждая часть письма должны быть ориентированы на адресата.

Деловое общение – это в большинстве случаев общение посредством документов, поэтому деловой этикет проявляется как в форме и содержании документов, так и в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировке поручений и др.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости называются этикетной рамкой и представляют собой общепринятые стандартные формулы (12).

Вступительное обращение это апелляция к личности адресата, способ привлечения его внимания, установления контакта с ним. Правильно выбранная форма обращения задает переписке нужную тональность, содействует налаживанию и поддержанию деловых контактов с адресатом. Основная функция обращения – контактоустанавливающая.

В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера: в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общественное положение и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В современных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосредственного обращения к должностному лицу или лицам.

В официально-деловой речи существует сравнительно небольшое число вариантов форм обращений; правила этикета помогают автору сделать выбор наиболее подходящей, наиболее уместной формулировки в конкретной ситуации при обращении к конкретному адресату. Следует иметь в виду, что само обращение не содержит информации об адресате, но передает отношение к нему автора текста и определяет стиль отношения.

Следование правилам речевого этикета предполагает внимательное отношение к социальной позиции адресата, в частности, недопустимость занижения его статуса и завышения собственного, а также неприемлемость превышения степени близости. Традиционное русское обращение по имени-отчеству, безусловно, вежливо, но не всегда оказывается оптимальным. В нем наряду с информацией об уважительности, содержится оттенок доверительности. Следовательно, если отправителю желательно подчеркнуть официальный характер отношений с адресатом, то предпочтительное воспользоваться обращением по фамилии или по должности (13).

Обращение помещается на левой стороне письма (при адресовании писем иностранным деловым партнерам) либо по центру (в отечественной практике составления служебных писем) отдельной строкой. После обращения может стоять запятая (как правило, в переписке с зарубежными корреспондентами), точка или восклицательный знак (в российской деловой переписке).

Если после обращения стоит запятая, то текст письма начинается со строчной буквы без дополнительного интервала между обращением и текстом и без абзацного отступа.

Восклицательный знак придает письму эмоциональный характер, указывает на особое значение, придаваемое автором содержанию излагаемого вопроса. Если в конце обращения ставится восклицательный знак или точка, то между обращением и текстом оставляют пустую строку, а сам текст письма начинается с красной строки и с заглавной буквы.

Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:

Уважаемые господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга одной специальности, к давним деловым партнерам возможно обращение с оттенком теплоты, доверительности, дружеского расположения:

Уважаемые коллеги!

Дорогие коллеги!

Наиболее общей, универсальной формой обращения является:

Уважаемый господин Кириллов!

Уважаемая госпожа Степанова!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам или председателям обществ, компаний, фирм следует включить в обращение наименование должности, но без фамилии. Такое предельно официальное обращение подчеркивает особый статус адресата и социальную дистанцию, позволяет избежать ненужной фамильярности.:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Депутат!

Уважаемый господин издатель!

Уважаемый господин председатель!

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры.

Уважаемый господин Горский!

Уважаемая госпожа Пронина!

Уважаемый Дмитрий Иванович!

Уважаемая Ксения Петровна!

Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости.

Заключительная формула вежливостизавершает основной текст, помещается с правой стороны и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливости, как правило, ставится запятая, но допустимо и её отсутствие.

Реквизит «Подпись» проставляется ниже заключительной формулы вежливости в соответствии с ГОСТом. В письмах, оформленных на должностных бланках, наименование должности и расшифровка подписи не ставятся.

В деловой переписке существует несколько вариантов заключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин . , то оно должно заканчиваться фразой:С уважением, . .

В поздравительных и благодарственных письмах, в письмах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы:

Искренне Ваш,

С наилучшими пожеланиями,

С наилучшими пожеланиями и приветом,

С сердечным приветом и пожеланиями,

С благодарностью, Ваш

В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только языковым стандартом, но и правилами хорошего тона.

В письмах малознакомым людям или деловым партнерам следует использовать официальные формулировки:

С уважением,

С благодарностью и уважением,

С глубоким уважением,

Таким образом, в служебных письмах обращение и заключительная формула вежливости играют определяющую роль наряду с самим сообщением.

Вежливые формы личных и притяжательных местоимений Вы, Вас, Вам, Ваш, Вашегов служебном письмепишутся с прописной буквыдаже в том случае, когда они адресуются не конкретному должностному лицу, а коллективу, организации в целом: вверенное Вам предприятие; прошу (просим) Вас решить вопрос и т.п.

В ведомственной переписке наблюдается тенденция к утрате местоимения Я.При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и пр. в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц, принято заменять местоимениеЯглагольными формами 1-го лица единственного числа:

Прошу выслать пенсионное дело Крылова И.П. .

Прошу сообщить о возможности приобретения выставочных образцов мебели.

Местоимение Я может смягчить требование, просьбу, привнести личный характер в тональность текста письма, поэтому оно используется в тех случаях, когда автор и адресат выступают как лица хорошо знакомые:Я искренне благодарен Вам. ; Я приношу Вам свои извинения. .

Служебные письма составляются на бланке для письма, об оформлении которого подробно излагалось в разделе 4.2.

В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера: в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общественное положение и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В современных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосредственного обращения к должностному лицу или лицам.

Добавить комментарий